Apa itu Kepatuhan terhadap GDPR & Cara Menerapkannya

Kepatuhan terhadap GDPR

Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) merupakan kerangka kerja komprehensif yang diberlakukan oleh Uni Eropa (UE) untuk melindungi hak dan kebebasan individu terkait data pribadi mereka. Sejak penerapannya pada bulan Mei 2018, kepatuhan terhadap GDPR telah menjadi aspek penting dalam operasi organisasi, sehingga memerlukan pemahaman menyeluruh tentang prinsip dan persyaratannya.

Siapa yang bertanggung jawab atas kepatuhan GDPR dalam praktiknya?

Otoritas yang bertanggung jawab atas kepatuhan terhadap GDPR dalam praktiknya adalah:

Petugas perlindungan data (DPO): Dalam organisasi yang mewajibkan adanya DPO menurut GDPR, DPO mengawasi upaya kepatuhan terhadap GDPR, memastikan bahwa organisasi mematuhi peraturan, melakukan penilaian dampak perlindungan data, dan berfungsi sebagai titik kontak untuk subjek data dan otoritas pengawas.
Manajemen dan kepemimpinan: Pada akhirnya, tanggung jawab kepatuhan GDPR berada di tangan manajemen dan pimpinan organisasi, yang harus membangun budaya perlindungan data, mengalokasikan sumber daya untuk upaya kepatuhan, dan memastikan bahwa kebijakan dan prosedur diterapkan secara efektif di seluruh organisasi.
Tim hukum dan kepatuhan: Tim hukum dan kepatuhan berperan penting dalam menafsirkan persyaratan GDPR, memberikan saran mengenai strategi kepatuhan, menyusun kebijakan privasi dan formulir persetujuan, serta memastikan bahwa praktik organisasi selaras dengan kewajiban hukum.
Profesional TI dan keamanan: Profesional TI dan keamanan bertanggung jawab untuk menerapkan langkah-langkah teknis untuk melindungi data pribadi, seperti enkripsi, kontrol akses, dan audit keamanan rutin, untuk mencegah akses, pengungkapan, atau pelanggaran yang tidak sah.‍
Karyawan: Setiap karyawan dalam organisasi memiliki peran dalam kepatuhan terhadap GDPR dengan mengikuti kebijakan dan prosedur perlindungan data, menangani data pribadi secara bertanggung jawab, dan melaporkan setiap pelanggaran atau insiden dengan segera.

Tingkatkan Performa Penjualan hingga 94% dengan Perangkat Lunak Manajemen Komisi Gamified Kami

Apa yang dimaksud dengan kepatuhan terhadap GDPR?

Kepatuhan terhadap GDPR merujuk pada kepatuhan terhadap peraturan yang diuraikan dalam Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR), yang mengatur pemrosesan dan perlindungan data pribadi individu di Uni Eropa (UE) dan Wilayah Ekonomi Eropa (European Economic Area/EEA).

Kepatuhan terhadap GDPR mencakup penerapan langkah-langkah perlindungan data yang kuat, menghormati hak-hak individu terkait data pribadi mereka, serta memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam aktivitas pemrosesan data.

Aspek-aspek utama dari kepatuhan GDPR termasuk mendapatkan persetujuan yang sah untuk pemrosesan data, menerapkan langkah-langkah keamanan yang tepat untuk melindungi data pribadi, menunjuk Petugas Perlindungan Data (Data Protection Officer/DPO) jika diperlukan, melakukan penilaian dampak perlindungan data (Data Protection Impact Assessment/DPA), dan segera melaporkan pelanggaran data kepada otoritas pengawas dan individu yang terkena dampak.

Apa yang dimaksud dengan kepatuhan terhadap GDPR?

Kepatuhan GDPR adalah singkatan dari kepatuhan terhadap Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR), yang merupakan undang-undang perlindungan data komprehensif yang diberlakukan oleh Uni Eropa (UE). Kepatuhan terhadap GDPR mewajibkan organisasi untuk menerapkan langkah-langkah dan prosedur untuk melindungi privasi dan hak-hak individu yang data pribadinya mereka kumpulkan, proses, atau simpan.

Ini mencakup berbagai prinsip, persyaratan, dan kewajiban yang bertujuan untuk memastikan pemrosesan data pribadi yang sah, adil, dan transparan, serta memberdayakan individu untuk melakukan kontrol atas data mereka.

Apa yang dimaksud dengan perangkat lunak kepatuhan GDPR?

Perangkat lunak Kepatuhan GDPR mengacu pada kategori solusi perangkat lunak yang dirancang untuk membantu organisasi dalam mencapai dan mempertahankan kepatuhan terhadap Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR).

Perangkat lunak ini biasanya menawarkan fitur dan fungsi untuk membantu organisasi mengelola berbagai aspek kepatuhan GDPR, termasuk inventaris dan pemetaan data, manajemen persetujuan, manajemen hak-hak subjek data, respons terhadap pelanggaran data, penilaian risiko, dan manajemen dokumentasi.

Perangkat lunak Kepatuhan GDPR bertujuan untuk merampingkan upaya kepatuhan, meningkatkan praktik perlindungan data, dan mengurangi risiko ketidakpatuhan terhadap persyaratan GDPR.

Insiden privasi mana yang dapat membahayakan kepatuhan GDPR kita?

Insiden privasi yang dapat membahayakan kepatuhan GDPR kami:

Pelanggaran data: Akses, pengungkapan, atau kehilangan data pribadi yang tidak sah akibat pelanggaran keamanan dapat berdampak signifikan terhadap kepatuhan GDPR. Kegagalan untuk segera mendeteksi, menyelidiki, dan memitigasi pelanggaran data, serta memberi tahu individu yang terkena dampak dan otoritas pengawas seperti yang diwajibkan oleh GDPR, dapat menyebabkan hukuman berat dan kerusakan reputasi.
Ketidakpatuhan terhadap hak-hak subjek data: Gagal menanggapi permintaan hak-hak subjek data, seperti permintaan akses, perbaikan, penghapusan, atau portabilitas data, sesuai dengan persyaratan GDPR dapat melemahkan upaya kepatuhan. Organisasi harus memiliki mekanisme untuk memfasilitasi pelaksanaan hak-hak ini oleh individu dan memastikan tanggapan yang tepat waktu dan akurat.
tidak adanya dasar yang sah untuk pemrosesan: Mengolah data pribadi tanpa dasar yang sah menurut GDPR, seperti persetujuan, pelaksanaan kontrak, kewajiban hukum, kepentingan vital, tugas publik, atau kepentingan yang sah, dapat dianggap sebagai ketidakpatuhan. Organisasi harus memastikan bahwa mereka memiliki dasar hukum yang sah untuk setiap aktivitas pemrosesan data dan mendokumentasikannya.
Langkah-langkah keamanan yang tidak memadai: Kegagalan dalam menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasi yang tepat untuk melindungi data pribadi dari akses yang tidak sah, pelanggaran, dan kehilangan dapat membahayakan kepatuhan terhadap GDPR. Organisasi harus menilai dan memitigasi risiko keamanan, menerapkan kontrol untuk melindungi data pribadi, dan secara teratur meninjau dan memperbarui langkah-langkah keamanan untuk mengatasi ancaman yang muncul.‍
Ketidakpatuhan terhadap prinsip-prinsip perlindungan data: Melanggar prinsip-prinsip GDPR seperti keabsahan, keadilan, dan transparansi; pembatasan tujuan; minimalisasi data; keakuratan; pembatasan penyimpanan; integritas dan kerahasiaan; serta akuntabilitas dapat melemahkan upaya kepatuhan. Organisasi harus mematuhi prinsip-prinsip ini dalam semua aspek pemrosesan data untuk menjaga kepatuhan terhadap GDPR.

Bagaimana cara mencapai kepatuhan terhadap GDPR?

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mencapai kepatuhan terhadap GDPR:

Inventarisasi dan pemetaan data: Lakukan inventarisasi menyeluruh terhadap semua data pribadi yang dikumpulkan, diproses, dan disimpan oleh organisasi Anda. Petakan aliran data ini untuk memahami bagaimana data tersebut bergerak di dalam sistem Anda dan mengidentifikasi area-area yang berpotensi menimbulkan risiko.
Kebijakan dan prosedur perlindungan data: Kembangkan kebijakan dan prosedur perlindungan data yang komprehensif yang selaras dengan prinsip dan persyaratan GDPR. Hal ini harus mencakup minimalisasi data, pembatasan tujuan, dasar hukum untuk pemrosesan, hak-hak subjek data, respons terhadap pelanggaran data, dan aspek perlindungan data lainnya yang relevan.
Manajemen persetujuan: Menerapkan proses manajemen persetujuan yang kuat untuk mendapatkan, mencatat, dan mengelola persetujuan individu untuk aktivitas pemrosesan data. Pastikan bahwa persetujuan diberikan secara bebas, spesifik, terinformasi, dan tidak ambigu, dan sediakan mekanisme bagi individu untuk menarik persetujuan jika diperlukan.
Langkah-langkah keamanan: Menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasi yang tepat untuk melindungi data pribadi dari akses yang tidak sah, pelanggaran, dan kehilangan. Hal ini dapat mencakup enkripsi, kontrol akses, penyamaran, penilaian keamanan secara berkala, dan pelatihan karyawan mengenai praktik terbaik keamanan.
Hak subjek data: Menetapkan prosedur untuk menangani permintaan hak-hak subjek data, termasuk permintaan akses, perbaikan, penghapusan, pembatasan pemrosesan, dan portabilitas data. Memastikan tanggapan yang tepat waktu terhadap permintaan ini dan mekanisme untuk memverifikasi identitas individu.
Penilaian dampak perlindungan data (DPIA): Lakukan DPIA untuk aktivitas pemrosesan data berisiko tinggi untuk menilai dan memitigasi potensi risiko terhadap hak dan kebebasan individu. Mendokumentasikan proses DPIA, temuan, dan langkah-langkah mitigasi yang diterapkan.
Manajemen vendor: Pastikan vendor pihak ketiga dan penyedia layanan yang memproses data pribadi atas nama organisasi Anda (pemroses data) mematuhi persyaratan GDPR. Menerapkan kontrak dan perjanjian yang menguraikan kewajiban dan tanggung jawab perlindungan data.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Promotor
Karyawan yang memberikan tanggapan positif atau setuju.
Pengkritik
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang bersikap netral dalam memberikan tanggapan.

Bagaimana cara mengaudit Kepatuhan terhadap GDPR?

Untuk mengaudit kepatuhan terhadap GDPR:

Tentukan ruang lingkup dan tujuan audit: Tentukan ruang lingkup dan tujuan audit kepatuhan GDPR, termasuk area, proses, dan aktivitas pemrosesan data tertentu yang akan dinilai.
Tinjau kebijakan dan prosedur: Mengevaluasi kebijakan, prosedur, dan dokumentasi perlindungan data organisasi untuk memastikan keselarasan dengan persyaratan GDPR. Hal ini termasuk menilai kebijakan yang terkait dengan pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, keamanan, dan hak-hak subjek data.
Inventarisasi dan pemetaan data: Tinjau inventaris data dan pemetaan aliran data organisasi untuk memahami bagaimana data pribadi dikumpulkan, diproses, disimpan, dan ditransfer di dalam organisasi. Identifikasi setiap perbedaan atau kesenjangan dalam praktik penanganan data.
Menilai langkah-langkah keamanan data: Mengevaluasi keefektifan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasi untuk melindungi data pribadi dari akses yang tidak sah, pelanggaran, dan kehilangan. Hal ini dapat melibatkan peninjauan kontrol akses, metode enkripsi, prosedur tanggap insiden keamanan, dan program pelatihan karyawan.‍
Penanganan hak subjek data: Kaji prosedur organisasi untuk menangani permintaan hak-hak subjek data, termasuk permintaan akses, perbaikan, penghapusan, dan portabilitas data. Verifikasi bahwa permintaan ini diproses sesuai dengan persyaratan GDPR dan dalam jangka waktu yang ditentukan.

Bagaimana cara menerapkan kepatuhan terhadap GDPR?

Kepatuhan terhadap GDPR dapat diimplementasikan sebagai:

Kesadaran dan pelatihan: Mengedukasi karyawan tentang persyaratan GDPR, peran dan tanggung jawab mereka dalam perlindungan data, dan praktik terbaik untuk menangani data pribadi dengan aman melalui sesi pelatihan dan program kesadaran.
Inventarisasi dan pemetaan data: Lakukan inventarisasi menyeluruh terhadap semua data pribadi yang dikumpulkan, diproses, dan disimpan oleh organisasi Anda. Petakan aliran data ini untuk memahami bagaimana data tersebut bergerak di dalam sistem Anda dan mengidentifikasi area-area yang berpotensi menimbulkan risiko.
Kebijakan dan prosedur perlindungan data: Kembangkan dan terapkan kebijakan dan prosedur perlindungan data yang kuat yang selaras dengan prinsip dan persyaratan GDPR. Hal ini harus mencakup minimalisasi data, pembatasan tujuan, dasar hukum untuk pemrosesan, hak-hak subjek data, respons terhadap pelanggaran data, dan aspek perlindungan data lainnya yang relevan.
Manajemen persetujuan: Menetapkan prosedur untuk mendapatkan, mencatat, dan mengelola persetujuan individu untuk aktivitas pemrosesan data. Pastikan bahwa persetujuan diberikan secara bebas, spesifik, terinformasi, dan tidak ambigu, dan sediakan mekanisme bagi individu untuk menarik persetujuan jika diperlukan.‍
Langkah-langkah keamanan: Menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasi yang tepat untuk melindungi data pribadi dari akses yang tidak sah, pelanggaran, dan kehilangan. Hal ini dapat mencakup enkripsi, kontrol akses, penyamaran, penilaian keamanan secara berkala, dan pelatihan karyawan mengenai praktik terbaik keamanan.

Apakah saya memerlukan Kepatuhan GDPR?

Kebutuhan akan kepatuhan GDPR adalah:

Cakupan geografis: Jika organisasi Anda memproses data pribadi individu yang berada di Uni Eropa (UE) atau Wilayah Ekonomi Eropa (European Economic Area/EEA), di mana pun organisasi itu berada, kepatuhan terhadap GDPR adalah wajib.
Sifat pemrosesan data: Jika organisasi Anda mengumpulkan, menyimpan, memproses, atau menangani data pribadi dengan cara apa pun, kepatuhan terhadap GDPR diperlukan, terlepas dari ukuran atau sifat organisasi.
Jenis data pribadi: GDPR berlaku untuk berbagai macam data pribadi, termasuk namun tidak terbatas pada nama, alamat email, nomor identifikasi, data lokasi, dan pengidentifikasi online, terlepas dari format atau media penyimpanannya.
Kewajiban hukum: Kepatuhan terhadap GDPR bukan hanya masalah praktik terbaik, tetapi juga merupakan persyaratan hukum menurut hukum Uni Eropa. Kegagalan dalam mematuhi peraturan GDPR dapat mengakibatkan hukuman berat, termasuk denda hingga €20 juta atau 4% dari omset tahunan global, mana saja yang lebih tinggi.
Kepercayaan dan reputasi konsumen: Mematuhi standar GDPR menunjukkan komitmen terhadap privasi dan perlindungan data, meningkatkan kepercayaan dan keyakinan konsumen dalam penanganan data pribadi oleh organisasi Anda.

‍

Apakah ada daftar ketidakpatuhan terhadap GDPR?

Meskipun tidak ada daftar khusus yang didedikasikan khusus untuk ketidakpatuhan terhadap GDPR, organisasi diwajibkan untuk menyimpan catatan aktivitas pemrosesan data, pelanggaran data, permintaan hak-hak subjek data, dan informasi lain yang relevan sebagai bagian dari upaya kepatuhan terhadap GDPR.

Catatan ini berfungsi sebagai bukti kepatuhan dan dapat mencakup dokumentasi setiap contoh ketidakpatuhan, tindakan remediasi yang diambil, dan komunikasi dengan otoritas pengawas. Penting bagi organisasi untuk menyimpan catatan yang menyeluruh dan akurat untuk menunjukkan komitmen mereka terhadap kepatuhan dan transparansi GDPR.

Kepatuhan terhadap GDPR

Siapa yang bertanggung jawab atas kepatuhan GDPR dalam praktiknya?

Apa yang dimaksud dengan kepatuhan terhadap GDPR?

Apa yang dimaksud dengan kepatuhan terhadap GDPR?

Apa yang dimaksud dengan perangkat lunak kepatuhan GDPR?

Insiden privasi mana yang dapat membahayakan kepatuhan GDPR kita?

Bagaimana cara mencapai kepatuhan terhadap GDPR?

Survei denyut nadi karyawan:

Pertemuan empat mata:

eNPS:

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Bagaimana cara mengaudit Kepatuhan terhadap GDPR?

Bagaimana cara menerapkan kepatuhan terhadap GDPR?

Apakah saya memerlukan Kepatuhan GDPR?

Apakah ada daftar ketidakpatuhan terhadap GDPR?

Blog Serupa

Tautan Cepat

Siap untuk menambah penghasilan tim penjualan Anda dengan komisi otomatis?

Produk

Perusahaan

Sumber daya

dukungan