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Kundenbetreuung KPIs

KPIs für den Kundensupport helfen bei der Überwachung und Bewertung verschiedener Aspekte der Kundeninteraktion, der Problemlösungsprozesse und des allgemeinen Zufriedenheitsniveaus.

Was sind KPIs für den Kundensupport?  

KPIs (Key Performance Indicators) für den Kundensupport sind messbare Kennzahlen, die zur Bewertung der Effektivität, Effizienz und Qualität des Kundensupports in einem Unternehmen verwendet werden.

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Was sind einige gängige KPIs für den Kundensupport?  

Einige gängige KPIs für den Kundensupport sind:

  • Erste Antwortzeit (FRT): Misst die durchschnittliche Zeit, die ein Kundensupportmitarbeiter benötigt, um auf eine erste Kundenanfrage oder ein Ticket zu antworten.
  • Durchschnittliche Lösungszeit (ART): Misst die durchschnittliche Zeit, die zur Lösung von Kundenproblemen oder -anfragen benötigt wird.
  • Bewertungen der Kundenzufriedenheit (CSAT): Misst den Zufriedenheitsgrad der Kunden auf der Grundlage ihres Feedbacks oder ihrer Antworten auf Zufriedenheitsumfragen.
  • Net Promoter Score (NPS): Misst die Loyalität der Kunden und die Wahrscheinlichkeit, dass sie die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens weiter empfehlen.
  • Lösungsquote beim ersten Kontakt (FCR): Misst den Prozentsatz der Kundenanfragen oder -probleme, die beim ersten Kontakt gelöst werden, ohne dass eine Eskalation oder Nachbereitung erforderlich ist.
  • Ticket-Volumen: Misst die Anzahl der Kundenanfragen oder Support-Tickets, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingegangen sind.
  • Kundenabwanderungsrate: Misst den Prozentsatz der Kunden, die die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht mehr nutzen.
  • Eskalationsrate: Misst den Prozentsatz der Kundenanfragen oder Probleme, die eine Eskalation an höhere Support- oder Managementebenen erfordern.

Warum sind KPIs für den Kundendienst wichtig?  

KPIs für den Kundensupport sind aus mehreren Gründen wichtig:

  • Leistungsbewertung: Sie liefern ein quantitatives Maß dafür, wie gut die Kundenserviceteams die Bedürfnisse der Kunden erfüllen und Probleme lösen.
  • Kundenzufriedenheit: KPIs wie Kundenzufriedenheit (CSAT) und Net Promoter Score (NPS) spiegeln den Grad der Zufriedenheit und Loyalität der Kunden wider, die für die Bindung bestehender und die Gewinnung neuer Kunden entscheidend sind.
  • Identifizierung verbesserungswürdiger Bereiche: Durch die Verfolgung von KPIs können Unternehmen Trends, Muster und Schwachstellen im Kundensupportprozess erkennen und so gezielte Verbesserungen umsetzen und die Servicequalität steigern.
  • Ressourcenzuweisung: KPIs helfen bei der Optimierung der Ressourcenzuweisung, indem sie Bereiche mit Ineffizienz oder hoher Arbeitsbelastung aufzeigen, so dass Unternehmen ihre Ressourcen effektiver zuweisen und die Gesamtproduktivität verbessern können.

Wie können Unternehmen KPIs für den Kundensupport messen?  

Unternehmen können die KPIs des Kundensupports mit verschiedenen Methoden messen, z. B:

  • Datenanalyse: Analyse von Daten aus Kundensupport-Software, Ticketing-Systemen und CRM-Plattformen (Customer Relationship Management) zur Verfolgung und Überwachung von KPIs in Echtzeit.
  • Kundenumfragen: Durchführung von Umfragen zur Kundenzufriedenheit, um Feedback zu sammeln und den Zufriedenheitsgrad anhand von vordefinierten KPIs wie CSAT und NPS zu bewerten.
  • Überwachung der Qualitätssicherung (QA): Implementierung von QA-Prozessen zur Bewertung der Qualität der Kundeninteraktionen und zur Gewährleistung der Einhaltung festgelegter Servicestandards und KPI-Benchmarks.
  • Leistungsberichte: Erstellung regelmäßiger Berichte und Dashboards zur Visualisierung von KPI-Metriken, Trends und Leistungsbenchmarks, die eine einfachere Überwachung und Analyse ermöglichen.

Wie können Unternehmen KPIs für den Kundensupport nutzen, um die Servicequalität zu verbessern?

Unternehmen können die KPIs des Kundensupports auf verschiedene Weise nutzen, um die Servicequalität zu verbessern:

  • Identifizierung von Schmerzpunkten: Die Analyse von KPI-Daten hilft bei der Identifizierung von Trends, Mustern und Schmerzpunkten im Kundensupportprozess und ermöglicht es Unternehmen, Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren.
  • Optimierung von Prozessen: Wenn Unternehmen wissen, wo es Engpässe und Ineffizienzen gibt, können sie Arbeitsabläufe straffen, Prozesse optimieren und bewährte Verfahren einführen, um die Effizienz und Reaktionsfähigkeit zu verbessern.
  • Schulung und Entwicklung: KPI-Daten können Bereiche aufzeigen, in denen zusätzliche Schulungs- und Entwicklungsmaßnahmen für Kundensupport-Teams erforderlich sind. Unternehmen können gezielte Schulungsprogramme und Coaching anbieten, um die Mitarbeiter mit den Fähigkeiten und Kenntnissen auszustatten, die sie für einen hervorragenden Kundenservice benötigen.
  • Ressourcenzuweisung: KPIs helfen bei der effizienteren Zuweisung von Ressourcen, indem sie Bereiche mit hoher Nachfrage oder Arbeitsbelastung identifizieren. Unternehmen können den Personalbestand, die Schichtpläne und die Verteilung der Arbeitslast anpassen, um eine angemessene Supportabdeckung zu gewährleisten und die Wartezeiten für Kunden zu minimieren.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Kundensupport-KPIs dienen als Maßstab für die Messung des Fortschritts und die Bewertung der Auswirkungen von Initiativen zur Verbesserung der Servicequalität. Durch die kontinuierliche Überwachung der KPI-Kennzahlen und die Wiederholung von Verbesserungen können Organisationen eine kontinuierliche Verbesserung vorantreiben und im Laufe der Zeit bessere Kundenerfahrungen liefern.

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen werden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen werden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

  • Projektträger
    Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
  • Kritiker
    Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
  • Passive
    Mitarbeiter, die mit ihren Antworten neutral geblieben sind.

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